Rethink the workspace to adapt to tomorrow’s reality

Door Chris van Werkhoven, CTO Digital Workspace, Login Consultants

Afgelopen woensdag (3 februari) heb ik op het Citrix EMEA Work Summit geluisterd naar de verschillende presentaties en conversaties, en ik moet eerlijk zeggen dat ik positief verrast ben over de inhoud van deze dag. Het EMEA Work Summit ging met name over business thema’s en niet zozeer over techniek of nieuwe features.

In deze editie stond het ‘opnieuw uitdenken van onze toekomst’ en in het bijzonder de manier waarop we werken en de rol daarin van de werkplek centraal. Voor een ieder van ons was 2020 een jaar als nooit tevoren, waarin veel veranderd is voor ons als mens maar ook zakelijk. Bedrijven worstelden niet alleen om te overleven en met het vinden van nieuwe business modellen, maar kenden ook de uitdaging om op grote schaal thuiswerken mogelijk te maken. Een trend die de nieuwe norm is geworden, waarbij kantoor niet langer de plek is waar je naartoe gaat om te werken.

Voor organisaties gaat het in 2021 dan ook om Reinvent, Remote en Resilience, de drie thema’s tijdens dit event. Citrix linkte veel interessante sessies aan deze thema’s en gaf een klein inkijkje naar hun visie van werken richting de toekomst: Work 2035.

In deze nieuwe ‘World of Work’ gaat het over Work Forces, Work Models en Work Environment. Centraal hierin staat de rol van leiderschap binnen organisaties en de manier waarop we met onze medewerkers/collega’s omgaan.

Whiteboard stiften in de prullenbak

De vraag die in één van de sessies naar voren kwam is of we medewerkers wel de middelen hebben gegeven om succesvol te kunnen zijn nu ze primair vanuit huis werken.

En als ik daar dan verder over na denk dan is dit niet alleen het beschikbaar stellen van tools zoals Teams of Zoom, maar ook aanpassingen aan de fysieke werkplek zoals een groter scherm of andere applicaties. In de zoektocht naar alternatieven voor de faciliteiten van kantoor, zie je een sterke groei van het gebruik van tools zoals Miro en Klaxoon om online te whiteboarden. Hoewel dit wel een beetje wennen is, ben je wel gelijk van die stiften af in vergaderkamers die nooit schrijven als jij ze nodig hebt.

Met een dag vol back2back meetings waarmee je agenda zich vult als je thuis werkt, lijkt je werkdag soms op het bingewatchen van een slechte serie. Nog maar niet te spreken van de ongevraagde voice calls in Teams, terwijl je via Zoom in een instant meeting zit. Teams heeft immers niet in de gaten dat je niet beschikbaar bent en de audio/video al in gebruik is door Webex of Zoom.

Voorheen had je een voordeel in een meeting op als je op kantoor was ten opzichte van de persoon die inbelde op de meeting. Nu is iedereen remote en dit geeft een ander evenwicht. Veel dingen en gebruiken worden anders, maar een aantal dingen blijven hetzelfde.

Maar als kantoor dus niet meer het centrale punt is, dien je ook anders te kijken naar de onboarding van nieuwe medewerkers, het gebruik van meerdere apparaten en het ondersteunen middels self-service. Het gaat om het beschikbaar stellen van de juiste mix van middelen, goed communiceren en het geven van vertrouwen aan de medewerkers.

VPN or not to VPN

Een mooie overweging die ik oppikte op het event: Hoe gaan we intern met onze externen om vs. hoe gaan we extern met onze internen om?

Wacht even 5 seconden voordat je verder leest en denk er over na.

Concreet hoe faciliteren externe medewerkers in ons bedrijf en hebben we daar dezelfde middelen voor als onze eigen medewerkers die remote werken. Eigen medewerkers krijgen vaak een VPN Client op hun corporate device, maar dat was vroeger redelijk te doen als je incidenteel remote werkt.

Ik heb nu voorbeelden gezien in organisaties waar de company update via Teams of Webex met honderden mensen compleet tot stilstand kwam omdat iedereen de video call deed via de VPN. Dat geeft nog eens een andere betekenis aan een VPN-Concentrator, toch? Eigenlijk is de VPN Client ooit bedoeld om te doen alsof je op kantoor bent. Maar wat als ‘het kantoor’ niet meer het centrum van werken is. Door gebruik te blijven maken van VPN, maskeren we in feite een ander probleem, dat van applicatie delivery.

Daarnaast moet de security op de schop, want de computer is niet langer meer beschermd door de firewall van kantoor. Het Zero Trust Network principe is juist van belang wanneer het overgrote deel van de mensen remote zit.

Mooier wordt het natuurlijk met een portaal waar het applicatie landschap te gebruiken is met een VPN-less verbinding en waar je met een enkele set credentials kan inloggen en je werk kan doen.

Wat Citrix slim doet, is de bescherming van content in de applicaties mocht er onverhoopt een keylogger of screen snipper op het werkstation staan.

Zelfs als je met een smartphone een foto maakt van de content op het scherm van de laptop, staat er een watermerk in het plaatje waardoor je altijd kan herleiden waar de content vandaan is gelekt.

We zijn al een tijd bij diverse klanten bezig met overgang van Desktops in de Cloud, zoals met Windows Virtual Desktop, Horizon Cloud en Citrix Cloud. En het waren juist deze bedrijven die zich daardoor makkelijker konden aanpassen aan waar Corona ons toe dwong. Je kan immers de Cloud flexibel aanpassen aan de behoefte ook als we dadelijk weer uit deze situatie zijn.

Al met al een inspirerende dag met voor mij de bevestiging dat de aanpassingen die afgelopen jaar wellicht provisorisch zijn gemaakt de basis gaat vormen voor de verandering die we doormaken in de digitale werkplek.