Portaalgebaseerd werken met Micro-Apps

Medewerkers in de zorg willen, als het over ICT gaat, vooral eenvoud. Dat betekent niet dat innovatie niet belangrijk is, maar wel dat die innovatie niet gedreven wordt door de medewerkers. In deze blog vertelt Leen Mulckhuyse, projectmanager, hoe een zorgorganisatie dan toch kan inzetten op innovaties die wel het verschil gaan maken.

Lego versus Playmobil

Waar ICT’ers in organisaties met kenniswerkers vooral inzetten op het faciliteren van innovatie, richten we ons binnen de zorg vooral op het aanbieden van functionaliteit. Hetzelfde verschil als tussen Lego en Playmobil dus. Het eerste geeft oneindige mogelijkheden, maar vraagt een behoorlijke investering in tijd, creativiteit en inzicht. Het tweede geeft snel resultaat, maar is beperkt in de mogelijkheden.

Onaangeroerd

Een ICT’er die binnen een zorgorganisatie een enorme berg ‘digitale bouwsteentjes’ neerzet, moet niet gek opkijken als hij een jaar later al die steentjes nog onaangeroerd ziet liggen, zonder dat er enige verandering in de werkzaamheden heeft plaatsgevonden. Toch is dat precies wat veel ICT-afdelingen en leveranciers constant doen. Ze bieden een online Office-omgeving aan met duizenden functionaliteiten en het enige wat mensen gebruiken is e-mail en af en toe een tekstverwerkingsprogramma. Er wordt een social-intranet geïmplementeerd waar medewerkers zelf allerlei discussies, polls, bulletins, blogs en media kunnen delen, maar een jaar later staan er eigenlijk alleen maar berichtjes van de communicatieafdeling op.

Less is more

Succesvol innoveren binnen de zorg is natuurlijk wel mogelijk. Zaak voor informatiemanagers van zorginstellingen om, samen met enkele medewerkers met affiniteit voor technologie, te bepalen welke innovaties de meeste toegevoegde waarde hebben. Die innovaties moeten vervolgens helder en met zo min mogelijk drempels aangeboden worden aan de zorgmedewerkers. Portaaloplossingen zijn daarbij een cruciaal hulpmiddel. Een werkomgeving-portaal brengt alle applicaties, communicatiemiddelen en informatiebronnen uit de organisatie samen in één herkenbare en intuïtieve weergave: een webportaal. Vanuit deze omgeving kun je videocalls opzetten, een bericht met je afdeling delen, bestanden delen, etc. Veel mogelijkheden dus, maar de kracht van het portaal is juist: ‘less is more’.

Rust

Als informatiemanager is het belangrijk precies uit te zoeken welke toepassingen cruciaal zijn voor het primaire werkproces (die komen prominent in beeld), welke innovaties je wil stimuleren (die komen ook op de voorgrond), welke toepassingen minder belangrijk zijn (die komen onderaan of in een submenu) en welke toepassingen op de nominatie staan om te verdwijnen (die verdwijnen in het portaal dus ook naar de achtergrond). Maar de grootste kracht zit in alle mogelijkheden die je helemaal laat verdwijnen. Al die oneindige opties in het ‘menu start’ van Windows, al die apps op een tablet, al die toepassingen in het Office 365-portaal… allemaal uit beeld. Dat geeft rust en maakt de weergave voor de medewerker veel eenvoudiger.

Micro-Apps

Portalen worden een nog krachtiger middel wanneer we ook gebruik gaan maken van Micro-Apps (ook wel widgets of integraties genoemd). Dit zijn kleine applicatieschermpjes die in het portaal worden weergegeven. Zo ziet een medewerker direct na aanloggen dus al de belangrijkste stukjes uit verschillende applicaties in één oogopslag voor zich. Bijvoorbeeld: het dienstrooster van de week (uit de roosterapplicatie), de agenda voor vandaag (uit Outlook), de ongelezen e-mail (uit Outlook), een bericht vanuit de directie (van het intranet), de persoonlijke bestanden (uit OneDrive), de afdelings-chat (uit Teams) een zoekvenster waar de medicatie van een client kan worden opgezocht (uit de medicatie-applicatie) en een overzicht van de bezetting van de afdeling (uit het elektronisch cliëntendossier). Binnen een minuut is de medewerker op de hoogte van de meeste relevante informatie en binnen een enkele muisklik roept hij de informatie op die relevant is voor zijn werkzaamheden van die dag. En dat dus op ieder apparaat, overal en altijd op dezelfde manier. Dat is de kracht van een werkomgeving-portaal.

Inzetten op innovaties die het verschil gaan maken

Informatiemanagers worden met deze oplossing in staat gesteld om innovaties (die echt relevant zijn voor de zorg) dichtbij de medewerker te brengen. Als medewerkers de berichten op het intranet niet lezen, dan breng je die prominenter in beeld. Als je wil dat thuiszorgmedewerkers meer gebruik maken van een oplossing waarbij ze met cliënten kunnen beeldbellen, dan toon je in het portaal een overzicht van de cliënten, met een beeldbelicoontje achter de naam. Als je medewerkers wil instrueren over een nieuwe mogelijkheid, zet je een instructiefilmpje in beeld, de medewerker hoeft alleen nog maar op de ‘play’ knop te drukken. Zo wordt de kans dat medewerkers daadwerkelijk gebruik gaan maken van nieuwe mogelijkheden veel groter en kan een zorgorganisatie inzetten op innovaties die wel het verschil gaan maken.

Nieuwsgierig?

Ook behoefte aan een flexibele werkplek die helemaal past bij de zorg? Wij kunnen zorgen voor een werkplek die precies aan alle moderne wensen en eisen voldoet en die volledig door ons beheerd wordt. Dat is niet alleen goedkoper dan wanneer je alles in eigen hand houdt, maar maakt ook dat meer tijd en geld overhebt voor de zorg aan cliënten. En dat is tenslotte waar het om draait. Meer weten? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag verder. Ook op afstand.