Zorginstelling ZuidOostZorg kijkt naar de toekomst, niet alleen als het gaat om het leveren van zorg, maar ook als het gaat om technologie. Wij hielpen ze bij de overstap naar Microsoft Office 365, in één weekend, zonder dat daarvoor ook maar één iemand nodig was op locatie. Leen Mulckhuyse, projectmanager, vertelt in deze blog hoe we dat deden.

Ander draaiboek

ZuidOostZorg is een zorginstelling met dertien locaties in Zuidoost Friesland en één in Dokkum. Met zo’n 2.500 medewerkers een flinke organisatie. Toen de organisatie besloot van hun traditionele kantoorsoftware en e-mailomgeving over te stappen naar de cloudomgeving van Microsoft Office 365, met toekomstbestendige samenwerkingsdiensten als Microsoft Teams en SharePoint Online, wilden ze dat hun medewerkers daar zo min mogelijk last van zouden hebben. Zo’n grote migratie, waar uiteraard ook altijd risico’s bij komen kijken, plannen we heel zorgvuldig. Ook deze keer. Toch zag ons draaiboek er ditmaal anders uit dan gebruikelijk. De migratie verliep namelijk op afstand, van a tot z.

Van war room op locatie naar war room in de cloud

Voorheen richtten we altijd een kamer op locatie in waar iedereen die betrokken is bij een project bij elkaar kan zitten om zo’n migratie te bewaken. Dat gaat dan natuurlijk om beheerders en consultants, die de migratie systeemtechnisch begeleiden, maar ook om bijvoorbeeld de projectmanager en een communicatiespecialist. Ook moet er ruimte zijn voor iemand vanuit de directie, voor als er belangrijke besluiten genomen moeten worden. Sommige mensen zitten dus fulltime in zo’n war room, anderen zijn oproepbaar, ofwel in persoon, ofwel telefonisch.

Niemand op locatie

In deze tijd, waarin werken op afstand nog steeds het devies is, hebben we een virtuele war room ingericht. Het hele voortraject hebben we via Microsoft Teams aangestuurd, inclusief al onze wekelijkse overleggen en het bijhouden van de rapportages en actielijsten. Maar ook de migratie zelf hebben we op deze manier laten verlopen. In het bewuste weekend waarin de migratie plaatsvond, was niemand van het migratieteam op locatie aanwezig. Iedereen in de samenwerkingsruimte werkte vanuit huis of willekeurig welke andere online locatie. Iedere update – welke mailbox op welk moment werd overgezet, de resultaten van eerdere batches, et cetera – werden continue via Microsoft Teams gedeeld. Op het moment dat er issues waren, konden we er virtueel mensen bijhalen en snel en efficiënt overleg voeren.

À la minute akkoord

Zo bleken er op zaterdag een aantal abonnementen niet goed gekoppeld te zijn. Via Teams schakelden we iemand met beslissingsbevoegdheid in en konden we à la minute akkoord krijgen om extra licenties te laten koppelen. En de migratie van de mailboxen waarin de uitslagen van COVID-19-testen binnenkwamen, was natuurlijk extra kritiek. Daarvoor hadden we een freeze afgesproken, deze mailboxen mochten tussen bepaalde tijden absoluut niet gemigreerd worden. Na die freeze hadden we, via een tussenpersoon, online overleg met de betrokken verpleegafdelingen, en zodra we een go kregen zijn die mailboxen omgezet. Zo konden we heel snel schakelen.

Nog even een snelle videoconference

Zondagavond waren er van de 3.500 mailobjecten die we hadden gemigreerd, vijf over die niet goed waren overgezet. Snel startten we een videoconference via Microsoft Teams met alle betrokkenen, inclusief iemand van de Raad van Bestuur met beslissingsbevoegdheid, om te overleggen hoe we dit op konden lossen. We besloten deze vijf mailboxen opnieuw aan te maken en om 1 uur ’s nachts was de laatste mailbox over en stond alles klaar voor de medewerkers om maandagochtend mee aan de slag te gaan. Zonder dat er ook maar één persoon van het migratieteam tijdens het proces op locatie aanwezig was.

Dat smaakt naar meer

Vorige week hebben we het migratieproces geëvalueerd. Het hele traject is goed verlopen, maar uiteraard zijn er altijd leerpunten die we meenemen naar een volgende migratie. Voor ZuidOostZorg zijn dat de implementatie van Windows Virtual Desktop en het verplaatsen van hun servers en databases van de IBM Cloud naar de Microsoft Azure IaaS-cloud. Dat zijn weliswaar ander soort migraties, maar ook deze gaan we weer op afstand uitvoeren, de laatste zelfs in samenwerking met ons team in Noorwegen. De virtuele war room is ons – en de klant – uitstekend bevallen. Het biedt de mogelijkheid heel snel te schakelen, terwijl tegelijkertijd iedereen de balans tussen werk en privé – zeker als zo’n traject in het weekend plaatsvindt – veel beter kan bewaken dan wanneer je fysiek aanwezig moet zijn. Dat smaakt naar meer.

Nieuwsgierig?

Op zoek naar een partij die je van a tot z kan helpen – virtueel of op locatie – met een migratie of implementatie? Neem dan gerust contact met ons op via mail of bel ons op 088 594 9000. We helpen je graag verder.

Leen Mulckhuyse