In 7 stappen naar de optimale werkplek voor de zorg

Het applicatielandschap in de zorg kan onbedoeld snel complex worden. Ondertussen zijn medewerkers van zorgorganisaties en thuiszorgorganisaties vooral geholpen met eenvoud in hun digitale werkomgeving. Boven op het ‘werken op de klok’ en de administratieve druk die daar onlosmakelijk mee verbonden is, komen vaak ingewikkelde ICT-systemen, die ook nog eens constant veranderen. Daar is de zorg niet mee geholpen. In deze blog vertelt Leen Mulckhuyse, projectmanager, hoe je wel tot de optimale zorgwerkplek komt.

Van klassieke digitale werkplek naar cloudwerkomgeving

De klassieke digitale werkplek heeft zijn langste tijd wel gehad, zo schreef collega Chris van Werkhoven al in een eerdere blog. Dankzij veranderingen in applicaties is een verbeterd perspectief ontstaan en die verbeteringen zijn voor de zorg dichterbij dan voor welke andere sector ook. Applicaties die binnen de zorg gebruikt worden, lopen namelijk voorop in een proces dat we ‘verSaaSing’ noemen: het aanbieden van applicaties als clouddienst. In de beoogde eindsituatie ziet de werkomgeving er op ieder apparaat hetzelfde uit, hoeven medewerkers nog maar één inlognaam en wachtwoord te onthouden en wordt alle informatie, communicatiemiddelen en applicaties binnen één herkenbare en intuïtieve weergave getoond. En dat terwijl de beveiliging beter op orde is dan ooit en de kosten lager zijn dan ooit. Om van een klassieke digitale werkplek over te gaan naar een cloudwerkomgeving moeten zeven stappen worden gezet. In deze blog gaan we in vogelvlucht langs deze zeven stappen. In volgende blogs worden de stappen verder uitgewerkt.

Stap 1: Strategie

De transitie van een ‘klassieke digitale werkplek’ naar een ‘cloudwerkomgeving’ vereist visie, besluitvaardigheid en een gedegen planning waarbij de gehele organisatie betrokken is. Veranderingen in het applicatielandschap kosten altijd tijd en het is dus zaak hier zo vroeg mogelijk mee te beginnen. Vergeet niet de functionele behoefte van verschillende groepen medewerkers in kaart te brengen. Maak ook een plan om de medewerkers mee te nemen in het verandertraject, en besteed daarbij ook aandacht aan de beheerkant. Tot slot moet er een meerjarige begroting en projectplanning opgesteld worden.

Stap 2: Identiteiten in de cloud

Een cloudwerkomgeving vraag om een radicaal andere blik op beveiliging. Een eigen inlognaam en wachtwoord voor ieder systeem en elke applicatie is achterhaald. Alle applicaties, diensten en informatiebronnen moeten kunnen worden ingezien met één inlognaam en wachtwoord. Dat wachtwoord mag niet voor andere systemen gebruikt worden, moet voldoen aan alle complexiteitseisen en mag niet logisch herleidbaar zijn. Wanneer data vertrouwelijk is, met name cliëntgegevens, moet het systeem om een ‘tweede factor’ vragen, zoals een bevestiging op een mobiele telefoon. Een deel van de oplossing ligt in de technologie en een deel in de begeleiding van de medewerker.

Stap 3: De legacy-applicaties

Zorginstellingen kunnen, anders dan ziekenhuizen, hun elektronische cliëntendossiers steeds vaker volledig als online dienst afnemen, net als andere zorg- en medicatiesystemen. Voor de ondersteunende systemen gaat dit vaak nog niet op. Deze zogenaamde ‘legacy-applicaties’ installeren we op virtuele werkplekken in de cloud, waarna we ze publiceren op het internet. Zo kan de applicatie toch worden weergegeven binnen een browser. Uiteraard is de voorziening voor legacy-applicaties een tijdelijke stap op weg naar volledige verSaaSing van het applicatielandschap (zie stap 7).

Stap 4: Office Online

De volledige Office-functionaliteit is na het elektronisch cliëntendossier de belangrijkste applicatiegroep binnen de zorg. Binnen een cloudwerkomgeving willen we natuurlijk met de online editie van Office werken. De licenties moeten daarom worden omgezet naar abonnementen zodat de Officediensten beschikbaar komen in de cloud. Hier kan de eerste grote besparing worden gerealiseerd: voor abonnementen die alleen toegang geven tot de online varianten betalen organisaties tot tachtig procent minder.

Stap 5: Modern management

In de vorige stappen hebben we ervoor gezorgd dat we steeds minder afhankelijkheid met apparaten en verbonden systemen hebben. We kunnen nu overgaan naar een nieuwe manier van beheer, die we ‘modern management’ noemen. Het apparaat wordt beheerd vanaf het internet en aangezien toegang tot systemen en de verwerking van informatie niet meer op het apparaat zelf gebeurt, is minder beheerinspanning nodig. Ook de systemen waarmee de apparaten worden beheerd, kunnen in abonnementsvorm worden afgenomen. Bovendien ontstaat zo ook meer vrijheid om te kiezen voor een apparaat wat het best aansluit bij de wensen van de medewerker of groep medewerkers.

Stap 6: Portaaloplossing

De laatste grote stap richt zich vooral op vereenvoudiging. De afhankelijkheden uit de ‘klassieke digitale werkplek’ zijn weggenomen en ieder apparaat biedt dezelfde mogelijkheden. Met al die stappen hebben we flink wat geld bespaard en het kostenmodel flexibel gemaakt. Nu gaan we nog één keer investeren voordat we in stap 7 de grootste besparingen realiseren. We zorgen ervoor dat onze werkomgeving er op ieder apparaat hetzelfde uitziet en we alle applicaties, communicatiemiddelen en informatie samenbrengen in één intuïtieve en herkenbare weergave. Dit brengt allerlei voordelen met zich mee, waarover in latere blogs meer, maar boven alles geeft het rust, brengt het eenvoud en biedt het de zorg de mogelijkheid om innovaties te omarmen die echt het verschil maken.

Stap 7: SaaS-only

Goed, iedereen werkt overal en altijd op dezelfde eenvoudige manier. Toch zit er nog steeds een stukje ‘legacy’ in onze omgeving. Namelijk, de oplossing die we bij stap 3 hebben geïntroduceerd. Om dit mogelijk te maken moeten aan de achterkant heel wat componenten in de lucht worden gehouden. Al die bijbehorende enorme kostenposten (beheer, hosting en licenties) verdwijnen pas als de laatste klassieke applicatie het pand verlaat. Dat punt noemen we het ‘SaaS-only’ punt. De besparing in tijd en geld die hiermee gerealiseerd wordt is werkelijk enorm. Daarvoor moet je in gesprek gaan met de applicatieleveranciers. Bieden zij al een SaaS-optie aan? En zo niet, zit deze dan al in de planning? Is dat niet het geval, dan kan er onderzoek worden gedaan naar het toepassen van slimme oplossingen waarmee organisaties applicaties voor eigen gebruik kunnen verSaaSen. Als die ook geen oplossing bieden zal de applicatie moeten worden vervangen door een applicatie die wel in een SaaS-variant beschikbaar is.

Nieuwsgierig?

Ook behoefte aan een flexibele werkplek die helemaal past bij de zorg? Wij kunnen zorgen voor een werkplek die precies aan alle moderne wensen en eisen voldoet en die volledig door ons beheerd wordt. Dat is niet alleen goedkoper dan wanneer je alles in eigen hand houdt, maar maakt ook dat meer tijd en geld overhebt voor de zorg aan cliënten. En dat is tenslotte waar het om draait. Meer weten? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag verder. Ook op afstand.