Een slimme werkplek die voor je werkt: vier belangrijke aspecten

Veel organisaties zijn bezig met de stap naar een nieuwe digitale werkplek, of hebben die stap recent afgerond. Het overgrote deel van deze werkplekomgevingen zijn gebaseerd op de Cloud-first-gedachte (SaaS). Het bestaande (legacy) applicatielandschap binnen organisaties zorgt ervoor dat dit vaak resulteert in een (voorlopig) hybride omgeving. De gemene deler in deze digitale werkplekomgeving is Office 365 als productiviteits- en samenwerkingssuite. In basis biedt deze digitale werkplekomgeving een veilige toegang tot applicaties en data. Bovendien voorziet het medewerkers van de tools voor het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden en het samenwerken met collega’s of andere organisaties.

Hoe mooi zou het zijn als deze digitale werkplek een intelligent karakter zou krijgen door het toepassen van beschikbare innovaties? Zo wordt het een werkplek die echt voor je werkt. In deze blog neemt Christiaan de Vin, Business development manager bij Login Consultants, je mee langs de vier belangrijkste aspecten van zo’n ‘intelligent workspace’.

1 Microapps: applicaties die gericht zijn op één taak en zo dagelijkse werkzaamheden vereenvoudigen

Met het continu wisselen tussen applicaties en de vaak complexe route binnen applicaties gaat enorm veel tijd verloren. Volgens een onderzoek van McKinsey zijn medewerkers wekelijks een werkdag kwijt aan het wisselen tussen systemen om naar de juiste informatie te zoeken. Dat is verleden tijd dankzij Microapps: kleine, taakspecifieke applicaties die zeer gerichte functionaliteit leveren. Zo krijgen je medewerkers alleen de apps en functionaliteit die ze nodig hebben, zonder al die andere onnodige zaken. Met deze apps kunnen gebruikers op een eenvoudige en snelle manier activiteiten voor één doel uitvoeren. Dankzij handige formulieren kunnen medewerkers met Microapps snel aan de slag. De ingegeven informatie wordt vervolgens teruggeschreven naar het bronsysteem. Citrix bijvoorbeeld zet met de Citrix Workspace Suite vol in op Microapps om hiermee de medewerkers-experience te verhogen, taken te vereenvoudigen en de algehele productiviteit te verhogen.

2 Automatisering: het automatiseren van handmatige acties en processen

Uit onderzoek blijkt dat mensen vandaag de dag meer uren werken en meer stress ervaren dan ooit. Toch gaat de productiviteit – de output per gewerkt uur – omlaag. Door slim te automatiseren, vergroot je de efficiëntie en de flexibiliteit van je medewerkers en reageer je snel op veranderende bedrijfsbehoeften. Artificial Intelligence (AI) speelt een steeds grotere rol bij het automatiseren van processen die voorheen handmatig verliepen. Volgens een recent rapport beweert 88% van de IT-leiders dat IT-automatisering wordt ontwikkeld en geïmplementeerd binnen hun eigen afdelingen, en 94% verwacht dat de focus op het implementeren van automatisering binnen de komende drie jaar zal groeien. Van de bedrijven die momenteel automatisering gebruiken, zegt 74% dat ze AI gebruiken om inzicht te krijgen in de prestaties van de infrastructuur, en 93% zegt dat er een grote rol voor AI is weggelegd als het gaat om het automatiseren van voorheen tijdrovende handmatige processen. Orkestreer en automatiseer IT-gerelateerde taken door regels te definiëren op basis waarvan actie wordt ondernomen. Automatiseer workflows door gebruik te maken van REST API’s. Zo kunnen je medewerkers zich concentreren op strategischere taken.

3 Virtual Assistant: verhogen van de user experience door inzet van AI

De kracht van Artificial Intelligence gaat verder. Zo gebruikt Microsoft bijvoorbeeld AI in MyAnalytics for Office 365 om medewerkers inzicht te geven in hun werkgewoonten. Zo leren ze hoe ze efficiënter kunnen werken. Maar ook kan het bijvoorbeeld inzicht geven in hoe je de tijd tussen vergaderingen doorbrengt of wat je werkgedrag buiten kantooruren is. Het speciale dashboard ‘MyAnalytics Leadership’ is gebaseerd op leiderschapsonderzoek. Het waarschuwt leidinggevenden wanneer ze te veel tijd besteden aan één-op-één-vergaderingen en detecteert andere trends in communicatie met mensen uit je team. Maar ook analyseert het hoe effectief je vervolgtaken uitvoert die voortkomen uit vergaderingen. Volgens Gartner kunnen in het jaar 2024 door AI aangestuurde virtual assistants en chatbots de workload van een manager reduceren met 70%. Deze zogenaamde virtual assistant dient zich ook aan in andere Office-tools. Zo krijg je in PowerPoint mooie designs passend bij je presentatie voorgeschoteld, kun je een dry-run van een presentatie doen om te zien waar je nog verbeteren kunt. Kortom: allerhande slimme toepassingen om de gebruikersbeleving te verhogen en repeterende taken te vereenvoudigen. Een ander voorbeeld van een virtual assistant is de Hub Virtual Assistant binnen VMware Workspace One. Deze AI powered hub assistant is gekoppeld aan IBM Watson voor natural language processing (NLP) en biedt een medewerker ondersteuning bij bijvoorbeeld de onboarding binnen je organisatie, het beantwoorden van veelgestelde vragen of de uitvoer van self-service-taken via een intelligente chatbot als onderdeel van de digitale werkplek.

4 Employee Experience Platforms: Slimmer en efficiënter samenwerken

Employee experience is een belangrijk thema. Daarbij gaat het om de juiste onboarding en een prettige en efficiënte manier van samenwerken. Ook het bieden van mogelijkheden om te kunnen blijven leren en groeien is belangrijk. Zeker tijdens de huidige COVID-19-pandemie is het niet eenvoudig je medewerkers de optimale medewerkerservaring te bieden. Het inzetten van de juiste tools om slimmer en efficiënter te kunnen werken, helpt je daarbij. Microsoft speelt op deze ontwikkeling in met de lancering van Microsoft Viva, een welzijns- en ontwikkelplatform voor werknemers, ook wel bekend als EXP (Employee Experience Platform). Microsoft Viva brengt communicatie, kennisdeling, leren, welzijn en medewerkersbetrokkenheid samen in een slim digitaal platform. Het bouwt voort op de mogelijkheden die Microsoft 365 biedt en is eenvoudig te integreren met de systemen en tools die je organisatie al gebruikt.

Tools niet het enige antwoord

Je kunt natuurlijk een enorme hoeveelheid aan tools inzetten, maar uiteindelijk zijn het de mensen die ermee moeten werken. Bied je medewerkers de nodige begeleiding als onderdeel van je digitale transformatiestrategie. Zo verhoog je de kans op acceptatie en daarmee de kans op succes.

NIEUWSGIERIG?

Bij het inrichten van een slimme, toekomstbestendige digitale werkplek komen veel keuzes kijken. Wij helpen je hier graag bij. Maak daarom nu vrijblijvend kennis met onze innovatiecoach of neem contact met ons op. We helpen je graag verder. Ook op afstand.