De werkplek van de toekomst voor ziekenhuizen; dit brengt het

Om nu en in de toekomst goede en betaalbare zorg te kunnen leveren, kunnen ziekenhuizen niet meer om innovatie heen. Nu al zien we dat artsen en ondersteunend personeel steeds vaker buiten de muren van het ziekenhuis werken en worden patiënten, gefaciliteerd door innovaties rondom beeldbellen en eHealth, dikwijls behandeld zonder het ziekenhuis fysiek te bezoeken. De innovaties gaan in rap tempo door. Als ziekenhuis dien je hierop voorbereid te zijn. Maar wat als je bestaande applicatielandschap een belemmering vormt voor innovatie en je voorlopig nog geen afscheid kunt nemen van de meereizende virtuele werkplekken?

In dit artikel legt Leen Mulckhuyse uit hoe je succesvol een brug slaat tussen innovatie en legacy, door een hybride digitale werkplek te realiseren die beide werelden naadloos op elkaar aan laat sluiten.

De aspecten van een toekomstbestendige werkplek

Als we nadenken over een toekomstbestendige werkplek, zijn er altijd twee aspecten waar we rekening mee moeten houden: innovatiedrivers en innovatieremmers. Onder innovatiedrivers verstaan we die ontwikkelingen die ervoor zorgen dat er meer innovatie op die werkplek nodig is. Daar tegenover zijn er aspecten die ervoor zorgen dat die ontwikkelingen geremd worden en dat er ondersteuning moet worden geboden aan min of meer gedateerde systemen.

Innovatiedrivers

Als we inzoomen op de innovatiedrivers binnen een ziekenhuisomgeving, zien we vijf ontwikkelingen:

  1. eHealth: Dit is de trend dat er, met dank aan digitalisering, steeds meer zorg op afstand plaats kan vinden. Denk hierbij aan ingewikkelde systemen als operatierobots, maar ook aan het biometrisch uitlezen van gegevens van patiënten die niet in het ziekenhuis aanwezig zijn.
  2. Digitaal samenwerken: Steeds meer medewerkers van het ziekenhuis werken in digitale werkomgevingen, waar ze bestanden delen en op verschillende manieren communiceren en samenwerken.
  3. Extramuraal zorg verlenen: Dit is de ontwikkeling dat er steeds meer zorg buiten de muren van het ziekenhuis plaatsvindt. Dat kan bij de patiënt thuis zijn, maar ook zorg die in zorginstellingen of gelieerde medische instellingen wordt geleverd.
  4. Extramuraal werken: Dankzij een aantal van de hiervoor genoemde ontwikkelingen, hoeven ziekenhuismedewerkers niet meer altijd per se in het ziekenhuis te zijn om te werken, maar kunnen ze dat ook op andere plekken doen.
  5. Cloud: Dit is de trend dat we steeds meer diensten afnemen zonder dat de systemen in het bezit van het ziekenhuis zijn of op de locatie van het ziekenhuis worden gehost.

Innovatieremmers

Tegenover de vijf innovatiedrivers, zien we ook drie innovatieremmers waar binnen ziekenhuizen aandacht voor moet zijn:

  1. Meereizende werkplek: Tot voor kort werd dit gezien als innovatie. Inmiddels maken vrijwel alle ziekenhuizen gebruik van zo’n meereizende werkplek, die ervoor zorgt dat je – met een paslezer en een pas of een pincode – je openstaande applicaties direct voorgeschoteld krijgt op het moment dat je wisselt van werkplek. Ziekenhuizen zijn erg gewend geraakt aan die oplossing, maar het is niet altijd de optimale manier om de innovatiedrivers te faciliteren en daarmee is het inmiddels juist een rem op innovatie gaan vormen.
  2. EPD-software: Leveranciers van deze software voor elektronische patiëntendossiers bepalen voor een groot deel het tempo waarin de ontwikkeling plaatsvindt.
  3. Ondersteuning van legacy-applicaties: Een ziekenhuis kent allerlei complexe apparaten, zoals CT-scanners, waarvan de applicaties lange ondersteuningsperiodes kennen, van wel 10, 20 of zelfs 30 jaar. Die apparaten draaien dus op verouderde software, maar moeten wel ondersteund blijven worden. Daar moet je in je werkplekconcepten rekening mee houden.

De klassieke digitale werkplek

Al deze elementen bij elkaar vormen het uitgangspunt als we nadenken over de werkplek van de toekomst. Maar hoe gaat nu die werkplek eruitzien? Laten we eerst eens kijken naar de klassieke digitale werkplek, de werkplek zoals we die de afgelopen tien jaar overal hebben gezien in een ziekenhuisomgeving. Daar bepalen de applicaties de werkplek, het apparaat bepaalt de weergave en de menu’s en alle diensten verschillen per apparaat. Bovendien heeft elk apparaat, elke applicatie, elke dienst een eigen account met wachtwoord. De beheerlast is hoog en de noodzakelijke licenties voor Office en Windows zijn duur.

De cloudwerkomgeving

Door de overstap te maken naar een cloudwerkomgeving werkt elke medewerker vanuit één herkenbare weergave, altijd, overal en op ieder apparaat. Met één keer inloggen heeft een medewerker veilig en eenvoudig toegang tot alle applicaties, data en communicatiemiddelen. In zo’n cloudwerkomgeving bepaalt de medewerker hoe zijn omgeving is vormgegeven en zijn de weergave, de menu’s en de diensten voor die ene medewerker altijd en overal hetzelfde. Er is maar één account met één wachtwoord nodig – soms in combinatie met multifactorauthenticatie. De beheerlast is laag en er zijn geen dure licenties voor Office en Windows meer nodig.

Sleutel tot succes: de verbinding tussen oud en nieuw

Om ziekenhuizen een toekomstbestendige werkplek te bieden, is het nodig te bewegen van de klassieke digitale werkplek naar de cloudwerkomgeving. Daarbij moeten we met een aantal zaken rekening houden. Allereerst zijn het de zorgapplicatie die het tempo bepalen. Wetende dat EPD-software voorlopig nog niet als SaaS-oplossing zal worden geboden, ligt de overstap naar de volledig cloudgebaseerde werkplek dus nog niet binnen handbereik. Daarnaast is er de ‘tap and go’-oplossingen, de meereizende werkplek met de paslezer. Daar zijn zorgmedewerkers inmiddels aan gewend geraakt, die moeten zeker in stand blijven. Anderzijds vraagt extramuraliteit om een nieuwe manier van werken. Oplossingen als beeldbellen werken suboptimaal in de klassieke digitale werkplek, zeker zoals deze binnen ziekenhuizen is geïmplementeerd. Belangrijk dus om deze mogelijkheden in het werkplekconcept voor de toekomst wel te gaan faciliteren. Tenslotte zijn zaken als videoconsulten met patiënten een belangrijke ontwikkeling die volop gaande is. Met de opkomst van cloud en het delen van gegevens is de focus op beveiliging van gegevens belangrijker dan ooit. De sleutel tot succes van de werkplek van de toekomst in een ziekenhuis is de verbinding tussen oud en nieuw. Er zijn aspecten van de klassieke digitale werkplek die nog steeds heel waardevol zijn, maar de cloudwerkomgeving zal veel toevoegen en ziekenhuizen klaar maken voor de veranderingen die er onherroepelijk aankomen.

De oplossing

Maar hoe pak je zoiets nu aan? Zorg dat binnen het ziekenhuis de ‘roaming werkplek’ de standaard blijft. Buiten het ziekenhuis kies je ervoor om alle diensten samen laten komen in een ‘workspace-portaal’. Zorg er vervolgens voor dat je het beheer voor beide type werkplekken centraliseert en harmoniseert. Je wilt voorkomen dat je twee gescheiden werelden moet onderhouden.