Social intranet, workspace portal of cloud collaboration?

Is het onderbrengen van applicaties, documenten en informatiestromen in verschillende systemen nog wel van deze tijd of is het tijd voor een nieuwe logische drie-eenheid? In deze blog geeft Leen Mulckhuyse zijn visie.
Drie blokjes, één kubus

In de zomer van 2007 introduceerde Steve Jobs de eerste iPhone. De boodschap sloeg in als een bom: waarom hebben we dit niet eerder bedacht? Hele massa’s mensen liepen in die tijd met een Personal Digital Assistent (PDA), een MP3 -speler en een mobiele telefoon rond. Drie apparaten met drie verschillende besturingssystemen, drie accu’s, drie schermen, drie processoren, drie geheugenmodules, drie alles. Toen de drie blokjes op het scherm achter Steve Jobs samensmolten tot één kubus wist iedereen het direct: dat moeten we hebben!

Volop beweging in de wereld van werkplekportalen, social intranet en collaboratieplatformen

Bij de actuele discussie rondom werkplekportalen, social intranet en collaboratieplatformen zoals Microsoft Teams, gebeurt er eigenlijk hetzelfde. Het social intranet is al jaren aan een opmars bezig ten faveure van het ‘klassieke’ interactieloze intranet, dat vaak op initiatief van de HR-afdeling in het leven werd geroepen. Tegelijkertijd zien we dat IT-afdelingen documenten verplaatsen van klassieke fileshares en documentmanagementsystemen naar cloudgebaseerde collaboratieplatformen zoals Microsoft Teams of Google G-Suite. De workspaceportaltrend is nog lang niet op zijn hoogtepunt, maar inmiddels zijn we het er wel met z’n allen over eens dat het centraal beheren van (Windows) startmenu’s zijn langste tijd heeft gehad. Bedrijven vervangen massaal hun Windows-applicaties door SaaS- en andere webgebaseerde varianten.

Ga je mee in de beweging of hou je halsstarrig vast?

Organisaties die toegang tot hun applicatielandschap, hun documenten en de onderlinge informatiestromen in verschillende systemen onderbrengen, zijn gedoemd hetzelfde lot te ondergaan als de tegendraadse ICT-gebruikers die in 2007 vasthielden aan hun Palm Pilot, Nokia 6500 en iPod: te veel beheer, te veel bugs, te veel gedoe en te weinig functionaliteit en te weinig gemak.
Van verschillende systemen naar een logische drie-eenheid
Overigens is een gecombineerd portaal niet alleen een hele logische samensmelting van functionaliteit, het is ook een drijvende kracht voor gebruikersadoptie. Dat blijft immers de grote uitdaging, met name bij implementaties van een social Intranet. Niet zelden hoor ik één van de initiatiefnemers voor de introductie van een social Intranet een paar maanden na de lancering nog zeggen dat hij vandaag toch nog zelf maar een berichtje op het social Intranet heeft gezet om het goede voorbeeld te geven. Wanneer het portaal niet alleen de plek is waar je informatie met elkaar kan delen, maar ook toegang krijgt tot je applicaties en bestanden, is het automatisch ook een plek waar je graag komt om je werk te doen. Een plek waarvan je denkt: waarom hebben we dit niet eerder bedacht?

Benieuwd?

Ook nieuwsgierig geworden naar de kansen en mogelijkheden van gecombineerde portaaloplossingen? Neem vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.

 

4 onomkeerbare digitalewerkplektrends

De digitale werkplek is niet meer weg te denken en de ontwikkelingen gaan maar door. In deze blog deel ik de belangrijkste trends en hoe je als organisatie op die trends kunt inspelen.

Trend #1 Toenemend belang van employee experience

De arbeidsmarkt staat onder spanning en loyaliteit van werknemers is niet meer vanzelfsprekend. Salaris is allang niet meer de belangrijkste drijfveer; cultuur en het gevoel zinvol werk te doen en ergens aan bij te dragen zijn van minstens even groot belang. Voor bedrijven is het cruciaal hierop in te spelen, want hoe meer betrokken de medewerkers, hoe groter het succes van de organisatie.
Onderzoek wijst uit dat betrokken medewerkers maar liefst 17 procent meer productief en 22 procent meer winstgevend zijn. Technologische complicaties en ingewikkelde processen en systemen zitten die betrokkenheid in de weg. Bij een digitale werkplek draait alles om eenvoud en gemak en een goed adoptietraject is dan ook van niet te onderschatten belang.

Trend #2 De opkomst van de mobiele medewerker

Medewerkers worden steeds mobieler. We willen overal en altijd kunnen werken, vanaf elk device. Niet omdat het moet, maar vooral omdat het kan. Bovendien neemt het aantal ambulante en remote medewerkers gestaag toe; ook bijvoorbeeld in de zorg en het onderwijs moeten medewerkers de beschikking hebben over een flexibele én veilige werkplek die gemakkelijk in gebruik is.
In 2017 voorspelde The World Economic Forum al dat virtuele teams de grootste verandering binnen de werkplek teweeg zouden brengen. Dat gaat gepaard met een beweging van werken vanuit applicaties naar werken op basis van informatie. Het intranet transformeert naar een conditie-gebaseerde werkplek.

Trend #3 SaaS-first en SaaS-only

Traditionele oplossingen worden steeds vaker vervangen door SaaS-gebaseerde oplossingen. Hierdoor heeft iedereen op elk moment de beschikking over up-to-date functionaliteiten en wordt samenwerken eenvoudiger. Dit betekent ook iets voor het soort digitale werkplek. Daarnaast worden de kosten veelal lager en kun je als organisatie gemakkelijker op- en afschalen.

Trend #4 Steeds snellere technologische ontwikkelingen

Technologische ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op, er is altijd wel iets dat nieuwer en beter is. De digitale transformatie is een on-going-proces. Dit stelt eisen aan zowel de interne IT-organisatie, de medewerkers en de partners waarmee wordt samengewerkt. Het hebben van een digitalewerkplekstrategie, een roadmap en een adoptieplan is hierin key.

Het antwoord? De adaptive workspace

Deze trends vragen om een digitale werkplek die zich aanpast aan de medewerker: de adaptive workspace. Een medewerker logt in – éénmalig – en ziet alleen die dingen die hij of zij nodig heeft, onafhankelijk van het device waarop wordt gewerkt of het platform waarop wordt ingelogd. Hoe zo’n adaptive workspace er precies uitziet, is niet vast omlijnt, maar hangt volledig af van de wensen van de organisatie en van de individuele medewerkers.

Meer weten?

Nieuwsgierig hoe dat er voor jouw organisatie uit kan zien? Of wil je meer weten over het afnemen van digitale werkplekken in abonnementsvorm? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We leren je graag kennen.

Door Christiaan de Vin, Business development manager